Những quy trình trong quản lý khách sạn của các bộ phận

Một khách sạn muốn hoạt động tốt và có hiệu quả thì vấn đề quy trình quản lý khách sạn rất đáng được lưu tâm. Điều đó đồng nghĩa với việc người quản lý phải tìm ra những phương án quản lý và những quy trình phù hợp với khách sạn của mình.

xem thêm: Phần mềm hỗ trợ tối ưu quản lý khách sạn.

 

Một hệ thống khách sạn được chia theo  nhiều chức năng thành các bộ phận riêng biệt: phòng, các nhà hàng & quầy uống, kế toán, tiếp thị thương mại , nhân sự… Các trưởng bộ phận này báo cáo trực tiếp trên người quản lý cao nhất. Mỗi bộ phận được chia ra thành các tổ chuyên trách nhỏ. Việc phân nhỏ những bộ phận lớn thể hiện sự chuyên môn hóa công việc cao hơn do đó kiến thức các kỹ năng của nhân viên trong mỗi đơn vị nhỏ cũng sâu hơn.

1.Bộ phận phòng:
Về bộ phận phòng sẽ thực hiện chức năng cho thuê phòng của khách sạn. Khách đăng ký phòng phải được tiếp nhận thông tin cụ thể nhất, tình hình phòng trống hay không, phòng có khách phải được cập nhật mọt cách thường xuyên. Khách phải được trả lời ngay qua email hoặc qua điện thoại. Khi khách ở khách sạn, thì cần phải vệ sinh sạch sẽ các khu vực công cộng cũng như khu vực tiền sảnh phải được bảo đảm. Nếu khách có bất cứ thắc mắc gì, phải được giải quyết ngay. Đây là một chức năng quan trọng của các bộ phận phòng. Để thực hiện, bộ phận phòng được chia thành một công việc chuyên sâu hơn.

2. Bộ phận nhà hàng & quầy uống:
Chức năng chính của bộ phận nhà hàng & quầy uống cũng có thể coi là một nhà cung cấp thức uống và đồ uống cho các thực khách của khách sạn. Khi lữ quán chỉ có một phòng ăn thì công việc rất đơn giản. Nhưng nếu với một khách sạn 500 phòng thì mọi việc sẽ phức tạp gấp nhiều lần. Có thể sẽ cần  một quầy giải khát xinh xắn bên bờ hồ bơi, một tổ phục vụ tại phòng , hay những máy bán nước tự động (chuyên phục vụ thức ăn, đồ uống tại phòng), một quầy rượu ở phòng đọc báo, một quầy rượu ở khu vực tiền sảnh v.v… Đó là những khu vực đem lại lợi tức cho bộ phận nhà hàng & quầy uống. Bên cạnh đó thì yêu cầu về kỹ năng trong bộ phận này cũng rất đặc biệt. Vì có nhiều phần việc có chức năng khác nhau trong bộ phận nhà hàng & quầy uống.

3. Thương mại & Tiếp thị:
Bộ phận này thường nhỏ nên việc điều phối trong nội bộ dễ dàng hơn. Bộ phận này thường  ít quan hệ với các hoạt động hàng ngày của các bộ phận khác. Tuy nhiên, sự phân công cho các nhân viên điều hành của tổ tiếp thị thường dựa trên các loại khách hàng mà khách sạn đang cố gắng chào mời thu hút. Và công việc của những nhà tiếp thị này cũng chiếm một phần quan trọng trong hệ thống quảng cáo và maketing cho khách sạn. Bởi để có thể mời chào được khách hàng , quảng bá hình ảnh cho khách sạn và thu hút được khách cũng là một điều không mấy dễ dàng.

4. Nhân sự:
Riêng bộ phận nhân sự lại không phụ thuộc khách hàng, cũng không dính dáng gì đến kinh doanh nhưng nó lại  đóng một vai trò rất quan trọng để khách sạn hoạt động có hiệu quả. Bộ phận nhân sự được chia thành ba bộ phận chức năng nhỏ hơn như : khâu tuyển mộ nhân viên, khâu đào tạo và khâu quản lý phúc lợi. Giám đốc nhân sự được xem như chuyên gia về luật lao động của Nhà nước, có thể làm công tác cố vấn cho giám đốc các bộ phận khác về vấn đề này. Mặc dù ba đơn vị chức năng nhỏ trên có mối liên hệ với nhau, nhưng không có vấn đề nan giải trong các hình thái phụ thuộc dây chuyền. Khó khăn của bộ phận nhân sự nảy sinh khi nó tác động vào các bộ phận khác trong khách sạn.

5. Bộ phận kế toán:
Ở một số khách sạn, thì bộ phận kế toán thực hiện cùng lúc hai chức năng đó là “Cố vấn” và “Điều hành” trực tiếp. Vai trò truyền thống của bộ phận kế toán ghi chép lại các giao dịch về tài chính, chuẩn bị và diễn giải các bản báo cáo định kỳ về các kết quả hoạt động đạt được. Tổ thu ngân (cashier) ở bộ phận tiền sảnh (front-office) của bộ phận kế toán chịu trách nhiệm theo dõi chặt chẽ tất cả việc thu tiền, tính tiền vào tài khoản của khách. Mỗi ngày nhân viên kiểm toán ca đêm phải kiểm tra, vào sổ tất cả các hóa đơn chi tiêu & mua hàng của khách ở bộ phận khác nhau của khách sạn. Bộ phận kế toán cũng có mối quan hệ với các hoạt động của bộ phận nhà hàng & quầy uống. Người kiểm soát giá và thâu ngân của bộ phận nhà hàng & quầy uống đều làm việc trong bộ phận kế toán, họ theo dõi các doanh thu lẫn chi phí của bộ phận nhà hàng & quầy uống. Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm theo dõi chặt chẽ và viết báo cáo hàng ngày các khoảng chi phí về thực phẩm và thức ăn được sử dụng. Trong nhiều trường hợp, bộ phận kế toán cũng chịu trách nhiệm thiết kế hệ thống kiểm soát và bố trí khắp khách sạn.

Qua trình bày trên, bộ phận kế toán chỉ là một đơn vị thụ động được gắn liền với việc lưu giữ tài liệu kế toán hàng ngày. Thật ra nó gắn liền hoạt động với hai bộ phận phòng và nhà hàng & quầy uống. Ngoài ra, bộ phận kế toán còn có trách nhiệm đối với hệ thống thông tin quản lý trong toàn khách sạn.

Trên đây là quy trình hoạt động của các bộ phận nhân sự  trong một hệ thống khách sạn.