Những quy trình của quản lý khách sạn mà bạn nên biết

Là một người đứng đầu, hơn ai hết bạn cần nắm rõ những quy cách cũng như quy trình quản lý khách sạn  để sau này hệ thống khách sạn có thể phát triển một cách mạnh mẽ và có thể đứng vững trong thị trường này.

xem thêm: Tối ưu quản lý khách sạn bằng việc sử dụng phần mềm.

Chắc hẳn khi mà bạn nhìn vào quy trình, cũng như bảng mô tả công việc (job description) một cách chi tiết của nhà quản lý khách sạn, bạn có thể sẽ bị “choáng” váng bởi khối công việc khổng lồ mà nó mang lại là không hề đơn giản hay dễ dàng như lúc ban đầu bạn vẫn nghĩ. Tuy nhiên, nó đồng thời cũng là thách thức và cũng là cơ hội lý tưởng để họ chứng tỏ được năng lực cũng như khẳng định tầm quan trọng của mình trong  khách sạn đó.

Vậy từ  những quy trình của  quản lý khách sạn đó thì người quản lý cần có những cách thức và nhiệm vụ cho những phòng ban hỗ trợ mình như thế nào?

* Bộ phận phòng: sẽ thực hiện chức năng cho thuê phòng của khách sạn. Khách đăng ký phòng phải được tiếp nhận, tình hình phòng trống, phòng có khách phải được cập nhật hằng ngày. Khách phải được trả lời ngay qua thư từ hoặc qua điện thoại. Khi khách ở khách sạn, vệ sinh sạch sẽ các khu vực công cộng cũng như khu vực tiền sảnh phải được bảo đảm. Nếu khách có thắc mắc gì, phải được giải quyết ngay. Đây là một số chức năng quan trọng của các bộ phận phòng. Để thực hiện, bộ phận phòng được chia thành một công việc chuyên sâu hơn. Trong nhiều trường hợp, các đơn vị nhỏ này cũng được xem như các bộ phận phòng ban:
• Bộ phận giặt ủi (Laundry).
• Bộ phận tiền sảnh (Front-office).
• Tổ đặt phòng (Reservations).
• Bộ phận tầng phòng.
• Bộ phận bảo vệ.
• Bộ phận kỹ thuật.

* Bộ phận nhà hàng & quầy uống: Chức năng chính của bộ phận nhà hàng & quầy uống là cung cấp thức uống và đồ uống cho các thực khách của khách sạn. Ngoài ra, yêu cầu về kỹ năng trong bộ phận này cũng rất đặc biệt. Vì có nhiều phần việc có chức năng khác nhau trong bộ phận nhà hàng & quầy uống.
– Hãy bắt đầu với tổ chức “chế biến sản phẩm” hay là bộ phận “nhà bếp”.
– Phục vụ khách trong nhà hàng là nhiệm vụ của bộ phận riêng biệt.
Về mặt tổ chức của bộ phận nhà hàng và quầy uống cấn quan tâm đến hai yếu tố:
– Sự khác biệt về chuyên môn trong từng bộ phận nhỏ.
– Sự phụ thuộc lẫn nhau của các đơn vị.

* Bộ phận maketing: Bộ phận này thường nhỏ nên việc điều phối trong nội bộ dễ dàng hơn. Bộ phận này lại ít quan hệ với hoạt động hàng ngày của các bộ phận khác. Tuy nhiên, sự phân công cho các nhân viên điều hành tổ tiếp thị thường dựa trên các loại khách hàng mà khách sạn đang cố gắng chào mời thu hút.

* Bộ phận Nhân sự: ộ phận nhân sự không phụ thuộc khách hàng, không dính dáng gì đến kinh doanh nhưng nó đóng một vai trò quan trọng để khách sạn hoạt động có hiệu quả. Bộ phận nhân sự được chia thành ba bộ phận chức năng nhỏ hơn: khâu tuyển mộ nhân viên, khâu đào tạo và khâu quản lý phúc lợi.

* Bộ phận kế toán: Ở một số khách sạn, bộ phận kế toán thực hiện hai chức năng “Cố vấn” và “Điều hành” trực tiếp. Vai trò truyền thống của bộ phận kế toán ghi chép lại các giao dịch về tài chính, chuẩn bị và diễn giải các bản báo cáo định kỳ về các kết quả hoạt động đạt được. Nhiệm vụ thường xuyên bao gồm việc chuẩn bảng lương, kế toán thu và kế toán chi. Bộ phận kế toán cũng có mối quan hệ với các hoạt động của bộ phận nhà hàng & quầy uống. Người kiểm soát giá và thâu ngân của bộ phận nhà hàng & quầy uống đều làm việc trong bộ phận kế toán. Qua trình bày trên, bộ phận kế toán chỉ là một đơn vị thụ động được gắn liền với việc lưu giữ tài liệu kế toán hàng ngày. Thật ra nó gắn liền hoạt động với hai bộ phận phòng và nhà hàng & quầy uống. Ngoài ra, bộ phận kế toán còn có trách nhiệm đối với hệ thống thông tin quản lý trong toàn khách sạn.

Cảm ơn các bạn đã quan tâm và theo dõi bài viết của chúng tôi!