Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý khách sạn

Hệ thống phần mềm quản lý khách sạn giúp cho các khách sạn quản lý các hoạt động với hiệu quả cao và nâng cao chất lượng dịch vụ đáp ứng tốt nhất nhu cầu khách hàng. Một hệ thống quản lý khách sạn tốt sẽ giúp đơn giản hóa các hoạt động phức tạp.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý khách sạn

Hoạt động Lễ tân
Hoạt động cơ bản nhất ở bất cứ khách sạn nào ở bất kể loại hình hay quy mô nào, chính là hoạt động lễ tân. Một hệ thống tốt sẽ cho phép nhân viên dễ dàng thực hiện quá trình check –in và check – out, cũng như những thay đổi cho khách hàng. Điều này có thể tương đối dễ dàng để thực hiện trong một hệ thống an toàn, các sửa đổi sẽ ngay lập tức được update và quá trình sẽ trở nên dễ dàng, thuận tiện và tránh gây sai sót.

 

 

Quản lý đặt phòng
Đặt phòng là chức năng không thể thiếu được trong hệ thống quản lý khách sạn. Theo truyền thống, các khách sạn thường nhận đặt phòng từ các nguồn hạn chế ví dụ như: đại lý du lịch và đặt phòng trực tiếp. Hiện nay, từ các nguồn khác nhau như từ trang web của khách sạn, các trang web du lịch, các nguồn doanh nghiệp như một khách hàng, một hãng hàng không hay các đại lý du lịch, … hệ thống có thể xử lý việc đặt phòng một cách dễ dàng.

Hóa đơn và thanh toán
Khách hàng có thể sử dụng nhiều phương thức thanh toán khác nhau. Hệ thống tiếp nhận các phương thức thanh toán sao cho phù hợp bao gồm: tiền mặt, thẻ tín dụng, kiểm tra và thanh toán trực tuyến.

Bên cạnh đó, nó còn nên có khả năng điều chỉnh, tạm ứng tiền gửi, thu phân chia, phí phụ, việc chuyển tiền, in ấn folio và các loại thuế khác. Nhân viên phải có khả năng kiểm tra và sửa lại các nhiệm vụ liên quan tới hóa đơn và thanh toán bất cứ khi nào có những yêu vầu thay đổi.

Quản lý điều hành
Công việc quản lý là một tính năng chính mà bất cứ người chủ khách sạn nào cũng nên tìm kiếm ở một PMS. Nó hỗ trợ thông báo các thông tin về thời gian thực tế, các module quản lý nên làm nổi bật trạng thái phòng và cung cấp khả năng giao phó công việc dọn dẹp phòng tới các nhân viên. Ngoài ra, tính năng quản lý kho đối với các vật tư và khăn sạch cũng là một lợi thế khác của hệ thống quản lý này.

Báo cáo
Một hệ thống quản lý tốt nên cung cấp các thông tin dữ liệu để các phòng ban khác nhau dễ dàng lập báo cáo. Với các hoạt động khách sạn đa dạng và chức năng làm việc khác nhau giữa các phòng ban, thì việc lập báo cáo là bắt buộc với mỗi bộ phận theo nhu cầu của họ. Những báo cáo này có thể giúp nhà quản lý đưa ra những quyết định đúng đắn kịp thời và giúp họ đẩy mạnh doanh số bán hàng và xây dựng chiến lược marketing phù hợp.

>>>Có thể tham khảo thêm: Tối ưu quản lý khách sạn dựa trên phần mềm quản lý khách sạn

Một hệ thống quản lý cung cấp những tính năng vững chắc có thể đáp ứng các nhu cầu chính của khách sạn và dễ dàng điều chỉnh và thực hiện. Một yếu tố khác cũng khá quan trọng nữa là nhà cung cấp phần mềm. Các nhà cung cấp nên sở hữu những chuyên gia và kinh nghiệm về ngành, để có thể cung cấp dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng tốt nhất.

Phần mềm quản lý khách sạn tốt chính là nguồn lực để có thể tạo ra chìa khóa thành công cho khách sạn của bạn.